学术研究

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作者：王光宇

　　随着信息技术产业化的发展，过去用纸墨、照相形成和传递的政府机关公文以及图书、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息等，都可用电子计算机进行，由此而产生电子文件，而且其数量也将会急剧增长。因此，如何对电子文件进行归档是我们档案工作者面临的一个新问题。 
    一、电子文件收集与积累的必要性
    电子文件一般在网络上传递、处理，它是随着电子计算机及网络应用的普及程度而有一个逐步发展的过程。从目前来看，电子文件的保留、处置等方面都存在很多问题。
    1、草稿性电子文件被忽视。由于处于办公自动化的起步阶段，多数单位只用电子计算机起草文件，而一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件就会被忽视。这些电子文件的绝大多数未被保留，而是被新起草的文件或其他信息不断地覆盖、清除。 
    2、辅助性电子文件处于混乱状态。一些单位在发文时，先经过网络发送电子文件，接收单位先按电子文件承办，正式的纸质文件随后按正常发文程序发送。在这些单位，一旦纸质文件到手，电子文件就常常处于无人管理的状态。多数单位对这部分电子文件未采取严格保管措施，人们甚至可以随意对其进行增、删、改等操作。
    3、正式电子文件归档程序不够完善。目前，大多数办公自动化系统在设计时没有档案工作者参与意见，因此，对电子文件的归档考虑不周，只设计了逻辑归档功能，也就是说电子文件生成时存在什么位置，归档后仍未改变，而没有把这些电子文件集中下载到可脱机保存的载体上。这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会被破坏，甚至全部丢失。
    4、电子文件存贮载体不安全。目前，很多单位的电子文件直接保存在硬盘存贮器上，但是，如果系统出现故障，就极易造成数据的丢失。有一些单位的电子文件以软磁盘作为存贮介质，但由于其极易破坏，其可靠性和保管期限都存在较大问题。
    5、电子文件生成的设备环境数据缺乏保护措施。电子文件的生成环境是很复杂的，而且电子文件对设备有依赖性。一些单位留电子文件时，没有注意保存其生成软件及设备等方面的参数，如果某系统被毁，那么由它生成的电子文件就可能难以读取。
    基于上述诸多因素，我们有必要加强对电子文件的前期控制，注意平时的收集和积累。
    二、电子文件的收集范围和收集方法
    1、电子文件的收集范围
    由于电子文件的特性不同于纸质文件，因此造成其收集，积累的方法和要求也不同于纸质文件。①对于草稿文件，一般情况下可以不保留。但是，考虑到今后纸质文件逐步数字化，建议对其进行收集；②对于起鞘助作用或正式作用的电子文件，则应及时收集；③对于电子文件生成的软硬件环境和元数据，也应加强管理，并列入收集范围。
     2、电子文件的收集方法
    一是对收进和发出的电子文件建立登记簿，加强对电子文件的前期控制，保证从网络渠道流通的电子文件不散失；
    二是定期或不定期的对一些个人电子计算机产生的与工作相关的电子文件进行收集、登记、备份。这些电子文件的时间性很强，错过时机电子文件就有失散、损毁的可能；
    三是及时对即将更新或已更新的操作环境及数据进行登记和保存。
    三、电子文件归档的方法与程序
    电子文件归档，一般是指将应归档的电子文件，经过整理从电子计算机存储器或网络上拷贝到可移动的磁、光等记录介质上，以便长期保存的工作过程。
    1、电子文件的分类和排序
    电子文件的分类、排序是指将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件易于查找和提供利用。
    首先，电子文件应按其载体的不同类型进行分类。记录载体不同，保管期限和保管条件也是有区别的。同一载体的电子文件依据其文件内容，参照文书立卷程序进行分类。
    其次，电子文件的标引应注明电子文件的来源、责任者、时间、载体类型、操作环境等诸多元素。   

　　再次，电子文件的组合应当考虑到电子文件与其产生的相关操作环境存放在一起。由于不同系统产生的电子文件，在整理过程中，可能会遇到文件格式重新编排和组合。因此，只有把电子文件及其操作环境存放在一起，才可避免因格式转换而导致文件不能读取的情况。
     2、建立电子文件数据库
    与纸质档案相比，电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的，数据库是存取电子文件的“虚拟文件库”。建立电子文件索引数据库。电子文件一旦经过登记，就应将其所有的标注信息全部录入到数据库当中。电子文件索引数据库中包含电子文件存放的逻辑位置和物理位置，便于不同用户的需求。
     建立“虚拟文件库”。经过分类和排序的电子文件，逐一登记进入“虚拟文件库”，并在电子文件名和电子文件内容之间建立关联，实现数字保存、数字检索和数字显示。
    3、电子文件的归档要求。
    ①归档范围
    电子文件的归档范围应尽可能包括机关活动中形成的各种载体的电子文件，同时注意将电子文件存贮的载体及电子文件产生的外部环境和元数据保存起来，形成有机的结合体，保证电子文件不遗漏、不散失。
    ②归档时间
    电子文件的归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行。因涉及到电子文件的技术环境条件，记录介质的质量、寿命等问题，一般以不超过2—3个月为宜。
    ③归档份数
    一般拷贝三套是比较稳妥的，两套异地保存，另一套提供借阅。因为电子文件在长期保存过程中可能有读出的错误，但两套载体都出错的概率很低，所以保存两套可以大大提高安全性。

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