标准规范

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　　目的与原则
　　第一条为加强城市社区居民委员会（以下简称社区）组织档案的规范化管理，维护社区组织的历史真实，有效地为城市社区建设、巩固城市基层政权和加强社会主义民主政治建设服务，为国家积累档案资料，根据《中华人民共和国档案法》、《中共中央办公厅、国务院办公厅关于转发〈民政部关于在全国推进城市社区建设的意见〉的通知》（中办发〔2000〕23号）和辽宁省人民政府办公厅《印发辽宁省社区建设暂行办法的通知》（辽政办发〔2000〕69号），特制定《辽宁省城市社区档案管理暂行办法》。
　　第二条城市社区组织档案（以下称社区档案）是指城市社区党组织、城市社区成员（代表）大会、社区居民委员会以及社区群团组织在居民自治、街政建设等各项工作活动中形成的具有查考利用价值的文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录，是做好城市社区工作的必要条件。
　　城市社区档案管理工作是城市社区工作的重要组成部分。社区档案管理应同社区各项工作列入工作计划、总结和考核之中，以保证其落实。
　　第三条社区档案实行集中统一管理，任何部门和个人不得将档案据为已有。社区在档案管理工作中必须贯彻执行党和国家有关档案工作的法规和制度。
　　第四条社区档案工作应配置必要的档案设施，视自身的办公条件，购置档案装具，严密管理，确保档案的完整与安全。
　　第五条社区档案工作应在社区党委（总支）、社区居民委员会领导下，配备专兼职人员具体负责本社区档案管理工作。档案工作人员的职责和基本任务是负责收集、整理、保管本社区全部档案，积极提供利用。从事档案管理工作人员应经过档案业务培训，社区要确保档案工作人员有相对集中稳定的时间从事档案工作。
　　第六条社区档案工作所需的必要经费由社区办公经费列支。
　　第七条社区档案工作应建立健全档案保管、保密、立卷归档、借阅利用、鉴定、销毁、统计等规章制度，并坚持贯彻实施。
　　第八条城市区人民政府、街道办事处、社区居委会，对档案工作成绩突出的档案工作人员应给予表扬和奖励。对工作失职造成档案损失的，应视情节轻重给予批评教育或行政处分；构成犯罪的，要移交司法部门依法追究刑事责任。
　　第九条社区档案工作在业务上接受街道办事处和市区（县）档案行政部门的指导。
　　文件材料的收集、立卷与归档
　　第十条社区在各项工作活动中形成的反映本社区职能活动的办理完毕的具有查考利用价值的应归档的文件材料，均应按规定由档案工作人员和有关人员收集齐全完整，立卷归档。
　　第十一条社区档案的归档范围
　　一、文书档案
　　1、上级机关下发的文件材料；
　　2、本社区行政区划、机构设置、干部任免、选举、奖惩等文件材料；
　　3、本社区党政群团组织形成的文件材料；
　　4、本社区居民自治、共驻共建、社区服务、社区卫生、社区文化教育、社区环境、社区治安建设等方面形成的文件材料；
　　5、本社区财务、财产管理工作形成的文件材料；
　　6、本社区制定的章程、制度、条例；
　　7、本社区大事记、组织沿革；
　　8、其他具有查考利用价值的文件材料。
　　二、科技档案
　　（一）基建档案
　　社区办公及活动场所的基建文件材料和图纸；
　　（二）设备档案
　　社区重要的办公和交通车辆等设备的随机文件材料。
　　三、声像档案
　　反映本社区历史概貌 以及重大事件、重要活动等形成的照片（底片）录音带、录像带等。
　　四、会计档案
　　本社区在财产管理财务管理工作中形成的各种会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算材料。
　　五、电子档案
　　本社区应用电子计算机等形成的磁带、磁盘、光盘及相应的支持软件产品和软硬件说明材料。
　　六、实物档案
　　1、本社区荣获市、区级以上的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书；
　　2、具有纪念意义和凭证性的实物、纪念品；
　　3、停止使用的印信（章）；
　　七、资料及其它应归档的材料
　　第十二条归档要求
　　凡应归档的文件材料须做到齐全完整，手续完备，字迹工整，禁用圆珠笔、铅笔、复写纸、红色和纯蓝墨水书写。
　　归档的声像材料必须原版、原件，底片正片相符，图像清晰、声音清楚，底片不得磨损。
　　电子文件在保存拷贝的磁盘、磁带和光盘的同时要打印出纸质文件一并归档。
　　第十三条归档时间
　　文书档案一般按年度一年归档一次，在次年的六月底前归档。会计档案由财务人员整理完毕一年后向档案室移交。声像档案、实物档案等应随时归档。科技档案中的基建档案应在基建项目竣工验收后归档；设备档案在设备开箱验收后及时归档。电子文件一般一年归档一次，或任务完成后随时归档。
　　整理与编目
　　第十四条档案整理应做到区分年度、区分类别、区分保管期限。区分年度即不同年度的文件材料应分别立卷；区分类别，即将具有有机联系的同一类别、同一问题、同一型号的文件材料组合在一起；区分保管期限，保管期限分为永久和定期（15—30年）两种，分别组卷、排列编号、编目。
　　第十五条归档文件整理的质量要求做到分类清楚，排列有序，保管期限划分准确；归档文件目录填写清楚无误；整理规范。
　　第十六条档案的分类和类目设置
　　社区档案目前一般由文书档案、声像档案、科技档案、会计档案、电子档案和实物档案等六大门类和载体构成。其中文书档案设党务工作类、自治工作类、群团工作类。行政工作文件材料较多，也可在自治工作类中下设社区服务工作、社区卫生工作、社区文化教育工作、社区环境工作、社区治安工作等二级类目。
　　声像档案分照片、录音带、录像带；
　　会计档案设会计凭证、会计账簿、会计报表和其它四个类别。
　　科技档案分为基建、设备两类；
　　电子档案包括计算机 磁带、磁盘、光盘及相应支持的软件、参数及相应的数据等；
　　实物档案设荣誉类、纪念品类、印信（章）类。荣誉类可按实物的不同种类和载体分别整理。
　　第十七条立卷
　　一、文书档案按年度结合问题（类别）保管期限等特征立卷。实现计算机管理档案的单位也可采用新的立卷方法，即按文件形成规律，以类排列，一类一盒或数盒。盒内每份材料采用单独装订的存档方式，在每份材料的右上角盖档号章。
　　二、声像档案
　　（一）照片档案、可按拍摄的时间先后顺序装册立卷，照片较多也可按类别立卷，并按卷编流水号。底片与照片影像要相符，每组照片要配有文字说明，文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。
　　（二）录音带、录像带档案按盒组成保管单位，并分别按时间先后顺序编流水号，盒上填写录音、录像说明。
　　三、科技档案
　　基建档案按基建项目将文字材料和图纸组成一卷或数卷；设备档案按台（件）设备（含说明书、图纸等）组卷。
　　四、会计档案
　　（一）会计凭证按月份或季度组卷
　　（二）会计帐簿按帐簿名称、年度组卷
　　（三）会计报表按年度组卷
　　五、实物档案
　　按实物的类别和接收的年度分别登记归档。
　　六、电子档案
　　输入到电子计算机内的电子文件应进行分类排序，著录标引，并按年度类别（问题）、保管期限、密级相对集中拷贝或刻录到磁盘、磁带或光盘上，以盘为单位将盘（带）内文件登录到电子文件登记表上。
　　第十八条案卷编目
　　（一）卷内编目
　　每个卷内的文件材料经过系统化排列后按归档文件整理规则进行编目。
　　1.编写页号。卷内文件凡有文字、图表、印章标记的每个页面均用阿拉伯数码在文字材料的正面的右上角背面的左上角编写页码顺序号，空白页不编号。对使用装盒的文书档案，每份文件自编页号。
　　2.填写卷内目录。卷内文件逐件按项目登记卷内目录，文件目录放在卷内文件之首。
　　3.填写备考表。备考表要填写需要说明的情况、立卷人、检查人、日期等，要逐项填写清楚真实，备考表置卷内文件之尾。
　　（二）案卷封面编目
　　应按规定逐项填写清楚。拟写案卷标题，要简明确切地反映卷内文件材料的内容，标题结构一般包括责任者（作者）、问题、文件名称三部分。案卷封面项目要用毛笔，钢笔书写，或用计算机打印，字迹要清晰工整。
　　（三）案卷装订
　　案卷装订前应去掉金属物，对破损褪色的文件材料要进行托裱和复制。装订时要以文件底边和右边为齐。在装订线处打三孔，用线绳装订结实整齐。采用盒装以件为整理单位的文书档案，应将每份文件单独装订或粘贴盒。
　　第十九条档案的排列与编号
　　每个社区为一个立档单位，所形成的档案为一个全宗，全宗名称用街道和社区的名称组成。
　　（一）文书档案按保管期限分别编写案卷流水号，在同一保管期限内按年度结合类别顺序排列编号。案卷号用三位阿拉伯数字标识。案卷数量超过三位数时，应另立案卷目录，并另编案卷号。采用盒装的只编件号、盒号。
　　（二）会计档案按类别、年度、保管单位分别排列并编流水号。
　　（三）声像档案、实物档案，按类别、时间、问题（或盒、件）排列编号。
　　（四）基建、设备档案按类别、时间、项目（或型号）编流水号。
　　各类别和载体的档案应按要求分别编制案卷目录。
　　档案的保管和利用
　　第二十条社区应配备适应需要的档案装具保管档案，档案排放应自上而下，从左至右统一编号。案卷的排列，应将不同门类和载体的档案分别排列。
　　第二十一条档案的保管要做到有良好的防火、防潮、防盗、防虫、防光、防尘、防污染、防霉变等设施，做到无虫、无鼠、无霉变，确保档案的完整与安全。
　　档案管理人员要定期对所保管的档案进行检查，对查出的问题，应及时采取补救措施。
　　第二十二条档案室要根据实际需要编制必备的案卷目录、字号索引等检索工具并编写社区大事记、组织沿革、基础数字汇编、专题参考资料等编研材料，积极地为本社区及两个文明建设服务。
　　第二十三条查（借）阅档案时应履行批准登记手续，用毕及时归还。如有特殊情况需要查阅有关人事、经济、合同、民事纠纷等档案的应经社区主要领导批准同意，方可借出或复印。
　　第二十四条查阅利用档案不得擅自抽页、涂改、勾、划。摘抄复印档案要严格审查，并履行批准手续。
　　非档案工作人员一律不准擅自翻阅档案。
　　第二十五条档案管理人员要严格遵守国家《档案法》和《保密法》等有关规定，严密保管档案，确保档案机密安全，不得擅自扩大借阅范围和泄露档案内容。
　　第二十六条档案人员应按规定做好各类档案数量和利用情况的登记和综合统计。
　　第二十七条档案人员调动或离开本工作岗位时，要严格办理档案移交手续。
　　第二十八条档案室要严防档案损毁丢失，严禁出卖、涂改、伪造档案，对发生上述情况要及时上报街道办事处和区（县）档案局等部门，依据有关法律法规严肃查处，并追究其责任。
　　第二十九条本办法适用于辽宁省城市社区档案管理。
　　第三十条本办法由辽宁省档案局负责解释。
　　第三十一条本办法自发布之日起施行。

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