标准规范

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　　1 主题内容与适用范围
　　1.1主题内容
　　本标准规定了乡镇机关档案工作业务建设的基本要求及其做法。
　　1.2 适用范围
　　本标准适用于乡镇党政机关、人民团体、企业管理机关的档案工作（以下简称机关档案工作）。
　　2 名词术语
　　2.1 档案
　　档案是国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。
　　2.2 立卷
　　立卷是把单份文件按一定的原则和方法组合在一起的工作过程。
　　2.3 案卷
　　案卷是一组关系密切的单份文件组合。
　　2.4 题名
　　题名是文件材料或案卷的标题。
　　2.5 责任者
　　责任者是文件材料的作者。
　　2.6 全宗卷
　　全宗卷是反映本机关档案的有关情况的材料。
　　2.7 编目
　　编目是以一定的形式揭示档案内容与成份的工作。
　　2.8 大事记
　　大事记是记友谊赛一个地区、一个机关的全部或专题或阶段的重大事实的材料。
　　2.9 组织沿革
　　组织沿革是系统记载一个机关、行政地区或专业系统的组织机构、售货员编制、领导任免、体制变革情况的材料。
　　3 机关档案工作的任务
　　3.1 负责对本机关勤工俭学各形成贩各种文件材料的收集、整理、立卷工作。
　　3.2 集中统一管理乡镇机关的各种门类和各种载体的档案。
　　3.3 积极提供档案为机关各项工作服务，为发展乡镇经济和科学文化教育事业服务。
　　3.4 负责对乡镇机关所属单位档案工作的监督和指导。
　　4 引集
　　4.1 文书档案按《乡镇机关文件材料归档范围和保管期限标准》的要求执行。
　　4.2 会计档案按辽财会字〔86〕第225号《辽宁省会计档案管理实施办法》的要求执行。
　　5 立卷
　　5.1 立卷的基本要求
　　按照文件材料的形成规律和特征,保证文件之间的有机联系,便于保管利用。
　　5.2 文书档案立卷方法
　　5.2.1 分年度,将文件按其形成或针对年度分开。
　　5.2.2 分级别,将文件按其来源分成上级、本级、下级。
　　5.2.3 分问题,将文件按其内容所反映的问题分开。
　　5.2.4 分保管期限,根据《乡镇机关文件材料归档范围和保管期限标准》的规定,将文件按不同的保管期限分开。
　　5.2.5 文件进行区分后,以问题为主兼顾其他特征组成案卷,案卷厚度为1.5厘米左右。
　　5.2.5.1 会议文件,一般一会一卷或数卷。
　　5.2.5.2 统计报表、名册等文件一般以同一名称或区域立卷,文件少时可将几种名称或几个区域的文件组成一卷。
　　5.2.5.3 案件材料，可一案一卷或数案一卷。
　　5.2.5.4人民来信、来访,可按反映的问题立卷,或按人名立卷。
　　5.3 会计档案立卷方法
　　按辽财会字[86]第225号《辽宁省会计档案管理实施办法》执行。
　　5.4 编目
　　5.4.1卷内文件的排列
　　一般可按重要程度或时间顺序排列。批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印制件在前,定稿在后;转发件在前,原件在后;结论性材料在前,依据性材料在后。
　　5.4.2 卷内文件编号
　　卷内文件编页号。凡是有字迹的页面应一面编写一个页号,空白面不编号。页号的位置在正面的右上角、背面的左上角。
　　5.4.3案卷封面
　　案卷封面按国家档案局统一要求填写。
　　5.4.4 卷内目录
　　卷内目录按国家档案局统一要求填写。
　　5.4.5备考表
　　备考表按国家档案局统一要求填写。
　　5.4.6案卷题名的拟写
　　案卷题名一般由责任者、问题、名称组成。题名应简炼、概括、准确。
　　6 档案的整理
　　6.1 档案的分类
　　一般应采用年度__组织机构或年度__问题分类法。
　　6.2 档案的排列
　　不同种类,不同保管期限的档案分别排列。
　　6.3 编制案卷目录
　　案卷分类排列和编号后,登记案卷目录。每种档案案卷目录以保管期限下的大流水号编制,一本目录不超过千卷。一本目录内不得有相同的案卷号。
　　6.4 建立全宗卷
　　将立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料归档保存。
　　7 档案的保管
　　7.1 应有专门库房保管档案。库房应有防盗、防火、防水、防光设施,做到无虫、无鼠、无霉变。应配置温度计,并做好测试记录。
　　7.2 凡永久、长期保管的档案应配置铁制箱柜。
　　7.3 定期对档案的保管状况进行检查,每年不得少于两次。
　　8 档案的统计
　　8.1 按规定填写案卷收进、移出登记簿。
　　8.2 按档案工作统计年报要求按时填报。
　　9 档案的鉴定
　　9.1 文书档案根据《乡镇机关文件材料归档范围和保管期限标准》,会计档案根据辽财会字[86]第225号《辽宁省会计档案管理实施办法》，定期对到保管期限的档案进行鉴定。
　　9.2 档案的鉴定工作在乡政府领导下，由档案人员和有关业务人员共同组成鉴定小组，负责对档案的鉴定工作。
　　9.3 经鉴定后，确认为无保存价值的档案，编制销毁清册，由主管领导人批准，指派二人到规定地点负责监销，监销人在销毁清册上签字。
　　10 档案的作用
　　10.1 了解机关工作需要，积极主动提供档案为机关工作和乡镇经济、科学、文化、教育事业服务。
　　10.2 根据需要编制文件级目录。
　　10.3 编制组织沿革、大事记、基础数字汇编和会议简介各种参考资料。
　　10.4 建立档案借阅登记和利用效果登记簿。
　　11 档案的移交
　　11.1 凡永久、长期保管的档案在本单位保管十年左右向县(市、区)档案馆移交。
　　11.2 移交档案时将与档案有关的检索工具和参考资料一并移交。
　　12 档案管理制度和办法
　　根据国家和上级有关档案工作的法规,结合本机关实际情况制定本机关档案工作制度和办法。
　　12.1 立卷归档制度。
　　12.2 档案保管制度。
　　12.3 档案利用制度。
　　12.4 档案保密制度。
　　12.5 档案人员岗位责任制。
　　附加说明
　　本标准由辽宁省档案局提出
　　本标准由辽宁省档案局负责起草
　　本标准主要起草人：刘开祥、王耀华、何素君、张卫国
　　本标准委托辽宁省档案局负责解释 

发文机关：辽宁省档案局
颁布日期：1987年

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