学术研究

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作者：武 翠 红 

　　在《档案法》精神的鼓舞下，在省、市档案局及上级主管部门的具体指导下，自一九九O年以来。广大干部职工的档案意识从无到有，不断增强。特别是近两年来，各处室已把档案工作列入议事日程，在全面开展好各项工作的前堤下，坚持把开发利用档案信息工作作为重点来抓。在市档案业务部门的热情关怀和指导下，认真贯彻执行《档案法》和《辽宁省档案管理办法》，在领导的重视下为做好档案工作创造了条件。经过全狱上下的共同努力，使档案工作不断得到加强。逐步向科学化、制度化、规范化方向发展，在两个“文明”建设以及机关各项工作中发挥了重要的作用。

　　我们盘锦监狱在一九九五年以前称为盘锦劳改总队。一九九五年正式更名为盘锦监狱，为特大型监狱。二OOO年后经济实体部分组建成为辽宁盘锦鼎翔集团。土地面积72平方公里，苇田两万余亩，稻田22000亩，下设十四个分监区。

　　近几年来，我们监狱的经济建设在突飞猛进地向前发展，使我们认识到档案工作是一项不可缺少的组成部分，它的基本职能有两条：一是为国家保留重要的历史资料，无古不成今，这已说明了它的意义；二是为现实工作提供服务，这是使档案事业得以存在和发展的重要一条。这两方面是对立的统一，均不可忽视，而且必须抓好，特别是对档案的开发利用，是使它获取生命力的根本条件，更应着重抓好新形势下实现档案工作中心的转移，为其他各项工作服务。

　　一、档案工作要更新观念，变被动储存为主动服务

　　长期以来，档案工作一直处于封闭、半封闭的状态之中，在人们的心目中，档案室无非就是一个仓库，档案人员工作再辛苦，充其量只是一个保管员的角色。在这种情况下，接触面狭窄，服务单一，一般的人们也就很少问津了，其职能很难得到发挥。近几年来，各行各业涌起改革大潮，档案工作也存在这样一个问题，这就是更新观念、适应形势，变被动储存为主动服务，这不仅是必要的，而且是可能的。

　　领导重视，努力为做好档案工作创造条件

　　档案工作是机关工作的重要组成部分，是全面搞好其他各项工作，特别是为领导科学决策提供依据的参谋和助手，具有服务当前、功在长远的重要意义。档案工作真正纳入领导工作的议事日程，全狱上下共同重视，由处长带领处室人员学习《档案法》，通过学习，使领导和机关的全体同志提高了对《档案法》重要性的认识，增强了依法管理档案的自觉性。我们成立了由监狱领导挂帅，有关人员参加的档案工作领导小组，制定了档案工作的发展目标。实现了档案管理上的“三室分开”，在档案室的设施上，设专门库房，尽管财力十分紧张，还是保证了档案工作所需资金。去年购置了三十余组铁质档案柜，今年又购置了二十五组铁质档案柜，配备了微机，由档案专职人员管理。总之，领导首先高度重视，在人力、物力、财力上尽最大努力，为做好档案工作，强化档案管理，提高档案工作水平创造了条件，提供了可靠保证。

　　2、转变等、靠、要的观念为自觉上、主动干。等、靠、要的思想在档案工作战线上是始终存在的，而且积习很深，影响工作的正常开展，在这方面要有攻关精神，主动向领导汇报，又要采取各种措施，深入到各个科室、基层，让广大职工了解这项工作的难处，工作的局面就容易打开。以前，监狱的档案工作由于管理制度不健全，使立卷归档完整齐全受到一定影响，一些应立卷归档的文件和资料，大多数散落在股室及个人手里，即使立卷归档，移交到档案室也是残缺不全，自实施《档案法》以来，特别近几年来，在上级主管领导的关心和指导下，我们一边着手制度建设，一边抓紧收集分散在各股室及个人手中应归档的文件资料。一开始收集整理文件材料时，由于习惯势力的影响，处室阻力很大，认为一些文件材料交到档案室以后，查找麻烦，使用困难，不如留在处室方便。因此，一些处室把文件材料隐匿起来不予上交。针对这种倾向。我们多次组织召开各处室一把手参加的档案工作会，系统学习了《档案法》并联系实际以案说法，提高全狱上下对收集文件资料的重要性的认识。

　　3、认为档案就是历史的记载，就是文书运转的终点，这种观念应转变。有些资料的存档应与工作同步进行，至少不能等其结束。我们已感到了这项工作的必要性，以及现实生活发展为档案工作提出的紧迫感。比如：去年，我们生产的粳冠牌有机大米作为新品种已经畅销到国内外。橡塑机械厂研制的垃圾焚烧炉销售情况都很好，相应地我狱的经济在日新月异地发展。对这些经济发展中的新动态，还像以往那样，按步就般地立卷归档，与其工作的需要是不相适应的。在这方面必须破除档案管理的旧观念，做到凡是对国家部门或系统有用的文件材料、信息，我们就应该想办法搞到手。我们必须密切注视经济建设发展的新动向，随时把档案跟上去。经济建设发展到哪里，档案工作就延伸到哪里，有些资料边干边整理，边入档，把与信息有关的资料、情报尽快集中管理起来。这本身就起到了促进工作的作用。有机大米从申报到认证结束以及中间工作的主要环节，我们已做了整理，不仅提高了信息综合的处理能力。而且还巩固了档案部门的工作地位。

　　邓小平同志指出：“社会主义要赢得与资本主义相比较的优势，就必须大胆的吸收和借鉴人类社会创造的一切文明成果，吸收和借鉴世界各国包括资本主义发达国家的一切反映现代社会生产规律的先进经营方式、管理方式”。档案部门应深刻理解这一点，放开眼界，努力工作，前堤是解放思想。更新观念，变被动为主动。

　　二、加强基础业务建设，提高开发利用的适应能力

　　俗语说：巧妇难为无米之炊，档案工作要为经济工作服务，搞好开发利用，关键是要有东西，这就是加强基础业务建设。

　　1、选配人员，认真培训。我狱机关有三名专职档案人员，各基层单位都确定了主管会计为兼职档案人员，这些人员，我狱投资对他们进行培训。今年七月份召开的会计人员档案培训班，我狱去了五名同志，提高他们专业水平，以适应工作需要。

　　2、全面搜集资料，认真立卷归档

　　今年我们领导加大档案管理工作力度，组织人员认真深入到各科室搜集文书资料，然后按照归档规则认真立卷归档，花了不少的力气，没有艰苦的工作精神、没有认真的确良态度，档案工作是上不去的。

　　3、充实完善，丰富内涵

目前，我狱室藏文书档案二千卷，科技档案三百卷，财务档案三千多卷，犯人档案三万多卷。我狱的档案室，除了载体齐全之外，还注意搜集其他产品、科研资料和开展编研工作。

　　4、科学管理，提高服务质量

　　一个乱七八糟的仓库，东西再多也不能更好使用；一个杂乱无章的档案室，再多的资料也不能及时调出。在这方面，我们都严格按照规定办事，所有的档案室都建立了完整的检索工具，案卷目录、分类目录、文件字号索引、人名索引、专题索引，一应俱全。不仅按规定办事，而且还在实践中摸索经验，以提高对档案的科学管理水平。

　　实践证明，要想提高档案的开发利用，实现档案工作中心的转移，就要加强档案的基础业务建设，这二者是对立的统一，并不矛盾。基础业务搞好了，才能提高开发利用的能力。

　　三、尽快把档案工作中心转移到为监狱建设服务的轨道上来，努力探索为监狱各项工作服务的途径。

　　监狱是一个特殊性质的单位，既要搞好经济建设又要抓好监管改造工作。档案工作不是一线工作，在监狱建设发展的运行中，很难处在重要的位置。但是也必须看到档案工作应该而且能够参加监狱发展的大合唱，以尽其促进监狱各项工作发展的职能。为此，要克服两种倾向，一是档案工作为监狱建设服务，无能为力的思想观念和随之而来的无所作为的工作表现；二是机械的生搬硬套。这两种情况都不能达到使档案工作更好地为监狱建设服务的目的，正确的做法应该是在指导思想上，把立足点、着眼点，着重点转移到为监狱建设服务的中心上来，在具体工作上，应选准角度，在做好文书档案工作的基础上，尽可能多的积累与经济建设相适应的科技档案和专业档案及资料；在实际步骤上，应分出轻重缓急，把资料综合成信息并加以运用，逐渐展开。

　　1、为监狱的经营决策提供历史和现实的依据，使档案工作在参与决策中发挥作用。我狱一监区于九三年与油田签订了协议，共同经营了一个加油站，这十几年来，由于管理较差，致使经济损失一部分，今年三月份，我狱领导到档案室查阅了当时的协议书，并以此与油田有关领导进行交涉，追回了一部分流失的款项。

　　2、监狱是刑罚执行机构，有些犯罪分子出狱后可能会重新犯罪。出监犯人档案的保存为社会提供了良好的服务。全国各地检察院、法院、公安局、派出所几乎每天都有人来我狱或传真、电话查阅有些重新犯罪分子的档案。

　　总之，档案工作的开展是监狱各项工作不可缺少的组成部分，现在我们处理每个问题，都离不开我狱的档案室的档案资料。同志们身有感触地说：“我狱的档案室是个参谋部，档案资料是工作中效率最高的参谋和助手，为全面做好各项工作，做出重要贡献”。

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