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作者：王桂荣 葛巨国

　　随着我国改革开放的顺利进行，我国档案机构设置也出现了一些新情况，最近几年来，在我国出现了一批新型档案机构，如现行文件中心等，这些新型档案机构的建立，对推动我国档案工作的发展和探索我国档案管理的新形式发挥着积极作用。

　　现行文件中心是一种独立于机关之外的新型文件管理机构。最早诞生于第二次世界大战时期的美国。第二次世界大战期间，美国政府文件量迅速膨胀，大大加重了文件管理的负担，加之办公空间日益紧张，各部门对自己的文件不是束手无策就是漠不关心，致使大量文件没有受有受到有组织、有制度的妥善保管，国家宝贵的档案遗产处于严重的危险之中。这种情况引进了美国档案界的焦虑。于是在档案界的倡导和协且下，美国军事部门创建了一种新型的文件管理机构---现行文件中心，把使用次数不多，但又必须保管一段时期的文件集中存放在造价较低的专门库房里。1950，美国以法令形式肯定了文件中心这种新型管理机构。

　　一、现行文件中心的定义有三种代表性观点

　　一是联合国教科文组织的定义，即“文件中心是在档案行政管理机关管理之下的，对各个不同行政机构的半现行文件进行经济地保管和提供作用，并在这些文件被销毁或移交到档案馆之间进行系统处置的保管机构。”二是国际档案理事会的定义，即“文件中心是为半现行文件在最终处置之前进行廉价贮存、维护和交流而专门设计建造的建筑物。”三是法国档案学者达布斯克的定义，即“文件中心是在档案主管文件处置系统的控制之下，对若干互为独立的行政机构形成的半现行文件在销毁或移交到档案馆之前，进行经济合理的保存和服务的保管库房”。从这些定义不难看出，文件中心的性质就是过渡性或者说中间性，它介于文件形成机关与档案馆之间，是连接机关与档案馆的“中转站”。

　　二、现行文件中心的任务主要包括三个方面

　　一是负责对半现行文件进行廉价的贮存和有效的保管。二是负责为文件形成时提供优质和高效的服务，并经机关同意后为其他用户提供利用服务。因为仍具有一定原始价值的半现行文件移交到文件中心后，其所有权仍属于形成机关，因此为形成机关提供利用服务就是文件中心的首要途径。此外，文件中心征得形成同意，可以为其他用户提供利用服务。再次是负责对半现行文件进行最终处置，即移交档案馆永久保存或安规定程序进行销毁，国外把文件中心比喻为“炼狱”，文件在这里经过精选、提炼，使有价值的文件升入“天堂”，即移交档案馆永久保存，把无价值的文件打入地狱，即送去销毁，这正是对文件中心处置文件的过程的形象化概括。

　　三、现行文件中心的优越性

　　（一）经济实用

　　指文件中心作为形成档案馆的连接纽带，能够提供两者都无法提供的廉价而实用的存贮空间，从而实现对半现行文件经济而有效的保管。文件中心可以为形成机关大大节省存贮空间和保管费用。利用率较低的半现行文件如果滞留在形成机关，就会占据大量办公空间。文件中心的一项基础业务活动接收，指的是把半现行文件从高成本的机关办公室向低成本、高密度、高效率的贮存空间转移的活动。与档案馆不同，文件中心对文件的接收，并不意味着文件所有权的转移，也是对文件进行的全面质量控制，这是因为文件中心并不接收所有的半现行文件。从文件保存期限考虑，文件中心不适宜接收保存存期限很短（如2-3年）的文件；从特殊需要（如保密或人事管理等）考虑，需要长时间留存在形成机关的文件不宜过早地移交到文件中心；从保管费用考虑，文件在文件中心的保管费用必须低于在形成保管费用，而且每盒文件的月利用率不超过一次。只有这样，半现行文件移交到文件中心才是经济的。

　　（二）交接简便

　　形成机关向文件中心移交文件的手续十分简便。文件中心自备运输工具主动到机关接收文件。交接时只需填写”文件交接表”。文件运到文件中心的当天便可上架排放。文件中心在接收半现行文件时，要求案卷必须排列整齐，并装入标准的文件盒中。移交机关可根据情况任意选择一种合理可行的分类系统对文件进行分类排列，文件中心对此不加干涉。文件中心要求移交机关使用标准文件盒，以便统计和充分利用排架空间。案卷要妥善装盒，使案卷号或卷夹标签朝上，这样利于文件的提取和归位，并防止文件破损。文件盒上要注明盒号、案卷号、机构名称和文件系列的标题。如果文件的形状和大小使其不能或不必要装入标准盒内，则可将它们分别卷成卷，贴上标签，再按顺序编号。

　　（三）三个不变

　　这是指半现行文件保存在文件中心里，其形成文件的所有权不变，文件的原整理顺序不变，保密规定不变。这三个不变使机关愿意将文件移交给文件中心，又能确保机关对文件的得用。文件中心在接收半现行文件时，要派专人前往移交机关，协助进行移交前的准备工作，检查文件是否符合各项标准，并安排移交事宜，这样就可保证接收文件的质量。文件一般在移交到文件中心的当天上架，排架空间通常是按照记载每月文件进出情况的索引来进行。一般采取随意排架的方法，这样做既能最大限度地利用存贮空间，又可保证安全性。当然，如果没有存址指南，很难查找文件。

　　（四）服务快捷

　　文件中心在接到利用申请后，根据利用机构的名称、地址和电话号码，一般都能做到及时服务。按照用户的不同要求，文件中心通过电话、电传、递送、邮寄、室内阅览等方式为用户服务。文件中心不是单纯的半现行文件保管机构，它还必须为利用者、特别是形成机关提供快速、准确的借阅服务。服务形式主要包括外借和阅览。外借包括递送和邮寄两种方式。递送用于距文件中心60公里以内的用户，邮寄用于60公里以外的用户。外借对象主要是形成机关，它们熟悉自己的文件，可以通过电话或信函来借调文件。阅览是指提供文件在阅览室查用。非文件形成单位一般都在阅览室借阅。这类用户要经文件形成批准，文件中心才能提供服务。

　　（五）安全保管

　　半现行文件因利用率逐渐降低而在机关倍受冷落，有的机关将大量半现行文件胡乱堆放在办公室的角落里，甚至堆放在走廊 、地下室里，保管条件差，易于丢失和损坏。充分利用存贮空间，对文件及时处置、排架和调整。文件中心一般采取随意排架的方法，只要有空余的排架空间，就要及时将新接收的文件上架。这样可以最大限度地利用存贮空间，不会造成浪费。文件中心还要根据规定期限及时处置文件，当处置了一批文件后，应该及时调整排架顺序，以使腾出排架空间。

　　（六）保证质量

　　文件中心要按照档案部门审定的方案，适时地处置文件，使文件的整个筛选过程能够做到以合理有序和精心规划的方式进行，保证进馆档案的质量。

　　总之，现行文件中心的建立不仅可为形成机关提供安全、廉价的保管库房，提高机关的工作效率，维护利益，确保机关对文件的快速利用，而且可为档案馆提供稳定的、高质量的馆藏来源，保证档案馆更好地利用其精良的设施和安全可靠的有限存贮空间，来永久保存具有重要价值的档案。

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