标准规范

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　　声像档案管理规范
　　DB21－61－89  
　　1 主题内容与适用范围      
    本标准规定了声像档案管理的基本要求。      
    本标准适用于机关、团体、企业、事业单位的声像档案管理。 
　　2 名词术语      
　　2.1 声像档案
    声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。
　　2.2 立档单位
    凡可独立行使职权，能以自己的名义对外行文；有人事任免权；是一个会计单位或经济核算单位。具备上述（或前二项）条件的单位，称之为立档单位。
　　2.3 全宗
    全宗是一个机关、社会组织和著名人物，在执行职责活动中形成全部档案的总和。
　　2.4 照片号
    案卷内照片的顺序号。
　　2. 5 底片号
    按一定要求给予的编号。
　　2.6 参见号
    与某张（或组）照片有联系的其它档案的档号。   
　　3 声像档案管理的基本原则及任务 
　　3.1 声像档案是各立档单位全宗档案的一部分，必须实行集中统一管理。
　　3.2 对声像档案进行收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、移交。
　　3.3 对本系统及直属单位声像档案的管理，进行监督、指导。      
　　4 声像档案的归档范围      
　　4.1 反映单位概貌的声像材料。
　　4.2 反映单位名称的照片。
　　4.3 单位历届主要领导人的照片。
　　4.4 上级领导机关授予单位或个人的奖状、奖旗、证书等的照片。
　　4.5 单位召开的各类重要会议形成的主要声像材料（包括大会会场、主席台、主要领导讲话等场面）。
　　4.6 单位在涉外活动中形成的声像材料。
　　4.7 单位领导、专家、学者在国内外重大活动中形成的声像材料。
　　4.8 上级领导来本单位视察、检查工作形成的声像材料。
　　4.9 单位重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的主要声像材料（包括现场原貌、开工仪式、重要施工阶段、竣工仪式、试生产情况或工程全貌等）。
　　4.10 单位历年生产的主要产品照片。
　　4.11 单位获国优、部优、省优产品的奖杯或证书等的声像材料。
　　4.12 反映新技术、新工艺、新材料应用的声像材料。
　　4.13 单位历年重要科研成果、科技发明等的声像材料。
　　4.14 单位其它重要活动、重要事件或重大事故形成的声像材料。
　　4.15 搜集来的其它具有保存价值的声像材料。      
　　5 声像档案的归档要求      
　　5.1 声像材料形成后应及时归档。归档的声像材料必须是原版、原件、底片、正片相符。
　　5.2 归档的声像材料必须图像清晰、声音清楚、底片不得磨损。并由摄录人员加以必要的文字说明。
　　5.3 文字说明的要求
　　5.3.1 文字说明应用简洁的语言概括出声像档案反映的内容。一般包括时间、地点、内容、人物、背景、摄影者。
　　5.3.2 对工程项目、科研课题、产品等应标明工程项目、科研课题、产品的名称，并概括出其主要特点。
　　5.4 填写归档清单，一式两份，交接双方各留一份备查。      
　　6 声像档案的整理      
    将声像档案的不同载体分开；将机密性和一般性声像档案分开；将不同保管期限的声像档案分开。
　　6.1 照片档案的整理与编号
　　6.1.1 照片档案应在全宗内按年代──问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。
　　6.1.2 同属一类的按归档时间顺序编号。并在卷内目录和文字说明中同时注明底片号和参见号。
　　6.1.3 一组照片编一个号，然后每组照片分别排小流水号。
　　6.1.4 一张照片应有一个说明,一组联系密切的照片应加总说明。
　　6.1.5 卷内目录和卷内备考表按表1、表2填写。
　　6.1.6 编制案卷总目录。见表3。
　　6.2 底片的整理与编号
　　6.2.1 在全宗内底片按归档时间顺序编大流水号。
　　6.2.2 底片号应用铁笔横排刻在底片乳剂面的右上角,底片袋的右上角应同时标明底片号。
　　6.2.3 一组底片给一个流水号,然后每组底片分别排小流水号。
　　6.3 录音带、录像带的整理与编号
　　6.3.1 在全宗内录音带、录像带一般按其反映的内容分类，同一类的按归档时间顺序编流水号，同一内容的录音带或录像带可划分一个保管单位；数量少的也可以不分类，直接按归档时间顺序编流水号。
　　6.3.2 按规定项目填写录音说明、录像说明。见表4、表5。6.3.3编制录音、录像档案总目录。见表6。6.4声像档案的保管期限原则上与所反映的文书、科技、专业等档案的保管期限一致。      
　　7 声像档案的保管与移交      
　　7.1 声像档案可按不同载体编目、排放。
　　7.2 存放声像档案的库房或装具应做到防火、防盗、防光、防磁、防尘、防潮、防有害气体等。
　　7.3 库房的温度应控制在14～24℃,相对湿度应控制在45～60%。保存母片的胶片库温度应控制在13～15℃，相对湿度应控制在35～45%。
　　7.4 定期检查声像档案的保管条件。对长期保存的录音、录像带，应每二年重新缠绕一次。发现变形、断裂、磁粉脱落等现象，要及时进行技术处理。
　　7.5 经鉴定确认无保存价值的声像档案，编制清册，由主管领导人批准，然后进行技术处理。      
　　8 声像档案的统计和利用      
　　8.1 建立声像档案的统计制度，做好档案数量、提供利用等的统计工作。
　　8.2 建立必要的检索工具。
　　8.2.1 按归档时间顺序建立总目录。见表3、表6。
　　8.2.2 按反映的不同内容建立分类目录。见表7。
　　8.3 积极开展声像档案的利用工作。对利用效果显著的，应由利用者填写利用效果登记和信息反馈。
　　8.4 声像档案一般不得外借，如有特殊需要，须经主管领导批准。利用率高的录音带、录像带应录制复制件。
　　注：附表略  

    附加说明：
    本标准由辽宁省档案局提出。
    本标准由辽宁省档案局负责起草。
    本标准主要起草人：王耀华、梁明维、刘开祥、王意恒、何素君。 
     
     

　　辽宁省技术监督局1989-12-25批准                           1990-01-05实施

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