标准规范

当前位置：首页 > 档案服务 > 标准规范

　　保声像档案材料归档的及时、准确、齐全、完整，加强对声像档案的科学管理，更好地开发利用声像档案信息资源，服务于经济和社会各项事业建设，依据国家档案业务建设规范有关要求，特制定本规则。
　　1主题内容与适用范围
　　本规则规定了声像档案管理的基本要求。
　　本规则适用于我市各机关、团体、组织、企事业单位及个人的声像档案管理。
　　2引用标准
　　GB/T11821—1989照片档案管理规范
　　DB21—61—89声像档案管理规范
　　3定义
　　3.1声像档案
　　声像档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片(包括底片、反转片)、录音带、录像带、影视片(正负片)等不同材料为载体，以声像为主，并辅以说明的历史记录。
　　3.2全宗
　　全宗是一个机关、社会组织和著名人物，在执行职责活动中形成全部档案的总和。
　　3.3照片号
　　案卷内照片的顺序号
　　3.4底片号
　　按一定要求给予的编号
　　3.5参见号
　　与某张(或某组)照片有联系的其它档案的档号
　　3.6档号
　　以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
　　4声像档案管理的基本原则
　　4.1声像档案是各立档单位全宗档案的重要组成部分，必须实行集中统一管理。同时，应指定专门机构和人员，负责声像材料的收集、整理、归档、保管、利用等工作，认真执行管理制度，确保声像材料的齐全完整。
　　4.2声像档案形成和管理部门应接受档案行政管理机关和行业主管局档案部门的监督、检查、指导。
　　5声像档案的归档范围
　　5.1反映某单位概貌和名称的声像材料；
　　5.2单位历届主要领导人的照片；
　　5.3上级领导来本地区、本单位视察、检查工作形成的声像材料；
　　5.4各级领导在职能重要公务活动过程中形成的声像材料；
　　5.5本地区举行的重大纪念、庆祝活动形成的声像材料；
　　5.6各单位召开的重要会议(各类代表会议、工作会议)形成的声像材料(包括大会会场、主席台、主要领导讲话等场面)；
　　5.7上级领导机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书等的照片；
　　5.8地区或单位其它重要活动，重要事件或重大事故形成的声像材料；
　　5.9接待境外来访形成的声像材料；
　　5.10各级领导、专家、学者、艺术家、知名人士等在涉外活动过程中形成的声像材料；
　　5.11各机关、团体、企事业单位在涉外活动中形成的声像材料；
　　5.12特殊行业或单位人物专辑的声像材料；
　　5.13本地区或单位各类工程建设，重大技术改造和技术引进中形成的主要声像材料(包括现场原貌、开工仪式、重要施工阶段、竣工仪式、试生产情况及工程全貌等)；
　　5.14反映新技术、新工艺、新材料应用和历年生产的主要产品(包括产品鉴定和销售主要过程)声像材料；
　　5?15历次重要科研成果、科技发明等声像材料；
　　5.16获国优、部优、省优产品的奖杯或证书等声像材料；
　　5.17反映某地区地理、古迹、自然风光和民间风俗等方面形成的声像材料；
　　5.18其他具有特殊意义和保存价值的声像材料。
　　6声像材料的归档要求
　　6.1归档的声像材料必须是原版、原件、底片、正件相符。
　　6.2归档的声像材料必须图像清晰、声音清楚、底片不得磨损。并由摄录人员加以必要的文字说明。
　　6.3文字说明的要求
　　6.3.1文字说明应用简洁的语言概括出声像档案反映的内容。一般包括时间、地点、内容、人物、背景、摄影者。
　　6.3.2对工程项目、科研课题、产品、设备仪器的名称，并概括出其主要特点。
　　6.4应建立完善声像材料形成、积累、整理、归档、管理制度，保证声像材料形成后及时归档并做到系统科学的管理。
　　6.5声像档案形成部门将按要求系统整理声像档案并填写归档清册，一式两份，定期向地方综合档案馆和单位综合档案室移交档案和档案目录，交接双方履行必要的移交手续。
　　7声像档案的整理
　　将声像档的不同载体分开；将机密性和一般性声像档案分开；将不同保管期限的声像档案分开。
　　7.1底片的整理与编号
　　7.1.1在全宗内底片按归档时间顺序编大流水号。
　　7.1.2底片号应用铁笔横排刻在底片乳剂的右上角，底片袋的右上角应同时标明底片号。大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸张，缠在卷筒纸芯上，外用衬纸包装，并注明底片号。
　　7.1.3一组底片给一个流水号，然后每组底片分别排流水号。格式如下：
　　全宗号——底片号(顺序号、组号、张号)
　　例：5.1.1—1
　　5.2.1—2
　　7.1.4按底片号顺序将底片插入底片册。
　　7.2照片档案的整理与编号
　　7.2..1照片档案要组成案卷(保管单位)。
　　7.2.2案卷应概括案卷内全部照片的基本主题(案卷题名)。
　　7.2.3照片档案应在全宗内按年代—问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。
　　7.2.4同属一类的按归档时间顺序编号。并在卷内目录和文字说明中同时注明底片号(见7.1.3)和参见号。
　　参见号格式如下：(类别)档号
　　例：(文书档案)W5.2—6
　　（科技档案)G5.J—16
　　7.2.5一组照片编一个号，然后每组照片分别排小流水号。
　　格式如下：全宗号—照片(类目顺序号、组号、张号)
　　例：5.A.1—1
　　5.A.1—2
　　7.2.6一张照片应有一个说明，一组联系密切的照片应加总说明。
　　7.2.7照片档案卷内目录和备考表按表1、表2、表3填写。
　　7.2.8编制案卷总目录(见表4)。
　　7.3录音带、录像带的整理与编号
　　7.3.1在全宗内录音带、录像带一般按其反映的内容分类，同一类的按归档时间顺序编流水号，同一内容的录音带或录像带可划分一个保管单位；数量少的也可以不分类，直接按归档时间顺序编流水号。
　　7.3.2按规定项目填写录音说明、录像说明(见表5、表6)。
　　7.3.3编制录音、录像档案总目录(见表7)。
　　7.3.4声像档案的保管期限原则上与所反映的文书、科技、专业等档案的保管期限一致。
　　8声像档案的保管与移交
　　8.1声像档案可按不同载体编目、排放。
　　8.2存放声像档案的库房或装具应做到防火、防盗、防光、防磁、防尘、防潮、防有害气体等。
　　8.3库房的温度应控制在14—24℃，相对湿度应控制在45—60%。保存母片的胶片库温度应控制在13—15℃，相对湿度应控制在35—45%。
　　8.4定期检查声像档案的保管条件。对长期保存的录音、录像带，应一年左右时间重新缠绕一次。发现变形、断裂、磁粉脱落等现象，要及时进行技术处理。
　　8.5接触声像档案的人员应戴专用或洁净的手套操作。
　　8.6经鉴定确认无保存价值的声像档案，编制清册，由主管领导人批准，然后进行技术处理。
　　8.7声像档案的收进和移出都要认真履行交接手续。
　　9声像档案的统计和利用
　　9.1建立声像档案的统计制度，做好档案数量、提供利用等的统计工作。
　　9.2建立必要的检索工具。
　　9.2.1按归档时间顺序建立总目录(见表4、表7)。
　　9.2.2按反映的不同内容建立分类目录(见表8)。
　　9.3积极开展声像档案的利用工作。对利用效果显著的，应由利用者填写利用效果登记和信息反馈。
　　9.4声像档案一般不得外借，如有特殊需要，须经主管领导批准。特殊内容价值较高、利用率较高的录音带、录像带应备份复制件。
　　10附则
　　10.1整理声像档案的卷盒(册)、目录，保管装具由盘锦市档案局印制和销售。原则上各单位不得擅自制作，如有特殊情况，须与档案行政管理部门协商解决。
　　10.2此规则如有与以前所发文件规定不符之外，以此规则为准。今后如有新规定时，可按上级规定执行。
　　10.3本规则由盘锦市档案局负责解释。

上一篇：《盘锦市城市建设档案管理办法》

下一篇：盘锦市会计档案管理规则