标准规范

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    档案是记录和反映经济业务活动的重要史料和证据，是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一。为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务。根据国家财政部、国家档案局《会计档案管理办法》，结合我市档案规范化管理和档案工作考核升级工作，制定本规则。
　　1、主要内容与适用范围
　　1.1会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，会计档案管理内容包括会计档案的收集、分类、立卷、归档、编目、装订、保管期限、保管、利用和规范化的要求。
　　1.2本规则适用盘锦市各级机关、社会团体、企业、事业单位，按规定应当建帐的个体工商户和其他组织，应当依照本规则管理会计档案。
　　2、会计档案的收集
　　2.1凡是本单位形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计资料及其他有保存价值的会计核算资料均应归档。采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩等磁性介质保存会计档案条件的，由业务主管部门统一规定，并报财政局、档案局备案。
　　2.2收集范围
　　2.2.1会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证，其他会计凭证。
　　2.2.2会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐，固定资产卡片、辅助帐簿，其他会计帐簿。
　　2.2.3财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
　　2.2.4其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
　　2.2.5归档的会计档案必须齐全完整。做到不缺年、不漏月，不短件。
　　3、会计档案的分类
　　3.1会计档案，可分为：报表类、帐簿类、凭证类、其他类。
　　3.2分类要按会计档案的专业类别或载体形态特点，结合卷册形成实际，采用“保管期限一年代一类别”的方法进行分类。分类方法前后要一致，不得随意改动。
　　4、会计档案的整理组卷
　　4.1会计凭证的整理组卷
　　4.1.1记帐凭证按编号顺序排列整齐、原始凭证按封面大小折叠整齐，按月组成一卷或若干卷，每卷厚度根据业务量大小确定。但不宜过厚。
　　4.2帐簿类
　　4.2.1活页帐，取出空白页。重新装订编页号，一本为一卷，每本100—150左右。
　　4.2.2按规定要求填写《帐簿封面扉页》。
　　4.2.3现金日记帐、银行存款日记帐，精装本的不另行装订。空白页应在备考表中说明。
　　4.3会计报表
　　4.3.1会计报表按月份、季度、年度分别装订；本单位形成的会计报表与下属单位上报的会计报表要分别装订。
　　4.3.2会计报表的卷皮、卷内文件目录，备考表格式与原文书档案相同，填写格式一致。
　　4.4月份发放工资表
　　4.4.1工资按年度结合组织机构立卷。工资与凭证订在一起的要复制一份，以便查找。
　　4.4.2工资的卷皮、目录，备考表等格式填写和装订方法同于会计报表。
　　4.5其他类：按名称、重要程度结合时间立卷。
　　4.6填写案卷封面时要用黑色油墨印刷，卷内文件目录，备考表等项目时，计算机打印或选用质量好的碳素墨水，用钢笔书写，严禁用元珠笔，铅笔书写。为了醒目可加盖规格统一胶皮章。
　　4.7会计档案在装订前要去掉金属物，大小规格不一的，要裁边裱糊，折叠整齐，遇有破损、缺页，要进行整修，用线绳装订结实。
　　5、会计档案的归档
　　5.1各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年底终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
　　5.2.1单位因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。
　　5.2.2建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算之后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。
　　5.3填写会计档案移交目录一式三份，由会计部门保存一份，另两份随档案移交。
　　5.4档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
　　6、会计档案的排列编目
　　6.1会计档案的排列
　　6.1.1会计凭证：年度结合名称排列(现金、银行、转帐)。收付、转帐凭证订在一起的按时间顺序排列。
　　6.1.2会计帐簿：采用保管期限一年度结合重要程度排列，即：现金日记帐，银行存款目记帐和总帐、明细帐等。
　　6.1.3会计报表：一般按年、季、月时间分别排列。
　　6.1.4其他类：按重要程度或自然形成规律排列。
　　6.2会计档案的编号
　　6.2.1每一类在分开保管期限的基础上各自编一个流水号。帐簿、报表、工资表和其他类案卷较少均采用分阶段跨年编流水号。阶段年限的划分，可根据案卷数量的多少而定，原则上一个阶段内不超过四位数。
　　6.2.2会计记帐凭证采用一个年度或一个月编一个流水号的方法。
　　6.2.3要根据各单位工作性质和所形成的会计档案保管期限、类别多少确定案卷目录号。
　　6.3填写会计档案目录
　　6.3.1会计档案区分保管期限后按类以卷为单位填写案卷目录。
　　6.3.2档案目录的填写方法
　　卷号：按6.1和6.2的排列编号顺序填写卷号，以固定案卷的位置。
　　盒号：按分类和划期后排列编号顺序逐盒填写盒号。
　　箱号：档案系统化编号后装入档案箱要编出箱号。
　　档案名称：填写案卷的类别名称。
　　年度：填写案卷形成的月份和序列册号。
　　月份册号：填写案卷形成的月份和序列册号。
　　顺序号：填写卷内(记帐)起止顺序号。
　　保管期限：按已划定的保管期限填写。
　　6.3.3会计档案目录要求计算机打印(禁止色带件)，没有实现办公自动化的单位用钢笔(黑色墨水)填写，字迹要工整清楚。
　　6.4会计档案的上架入柜
　　6.4.1放入架柜的档案，自左至右，由上而下排放。
　　6.4.2架柜的编号：从入门处由左到右，由上而下编号。架柜要有标签，注明所存档案的类别、年度、起止件号等。
　　7、会计档案的保管期限
　　7.1会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
　　7.2会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
　　7.3本规则规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本规则附表所列期限执行。各单位会计档案的具体名称如有同本规则所列档案名称不相符的，可以比照类似的档案的保管期限处理。
　　8、会计档案的销毁
　　8.1保管期满的会计档案处理要按照国家财政和档案行政管理部门规定程序。
　　8.1.1保管期限满的会计档案，各单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的各称、卷号、册号、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
　　8.1.2销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。机关销毁会计档案时，应当由财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。
　　8.1.3监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位负责人。
　　8.2保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。
　　9、会计档案的保管
　　9.1各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损和泄密。
　　9.2会计档案室、库房要坚固、整洁卫生，备有防盗、防火、防虫，防鼠、防潮、防尘等设施。
　　9.3各单位保存的会计档案不得借出。各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。如有特殊需要，经本单位负责人批准。可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
　　9.4建立会计档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管和利用情况进行数量统计。按国家规定保存好会计档案保管清册、销毁清册和会计移交清册。
　　9.5单位之间交接会计档案人员调动工作时，交接双方应当办理会计档案交接手续，编制会计档案移交清册，由交接双方负责人负责监交。
　　9.6所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业的会计档案，应当按照本规则和有关规定进行管理。
　　10、会计档案的利用
　　10.1档案部门要编制必要的检索工具，汇编各种数据资料。
　　10.2建立会计档案借阅制度，按制度办理借阅，内部查阅会计档案，由会计机构负责人或档案部门负责人批准方可查阅。外单位查阅，必须经本单位行政领导人批准，但档案原件不得外借，不得拆散或抽页。
　　10.3要积极开展会计档案利用工作，充分发挥会计档案在经济管理中的作用，为提高经济效益，保护国家财产，执行财经纪律，制定经济计划，决策经济发展战略提供史料和科学依据。
　　11、预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，归入本单位文书档案相关类别，不适用本规则。
　　12、附则
　　12.1整理会计档案用的目录、表格、卷盒一律由盘锦市档案局、财政局监制。各单位不得擅自制作。
　　12.2本规则由市财政局、市档案局负责解释。自发布之日起执行。1996年2月1日市财政局、市档案局颁发《会计档案管理规则》自本规则执行之日起废止。

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