标准规范

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　　1适用范围和时间
　　1?1?范围：本细则适用于全市各级机关、团体和其他社会组织（含企、事业单位）。
　　1?2时间：本细则从2002年1月1日起施行。根据我市实际，2001年（含2001年）之后形成的归档文件一律按本细则执行。2000年之前形成的档案，仍执行原标准。个别建档时间短，文书档案数量少的单位为保持室存档案的一致，也可以对全部文书档案按《规则》重新整理。
　　2归档文件定义解释
　　2?1归档文件：立档单位在职能活动中形成的办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
　　2?2归档文件整理：就是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、上架入柜，使之有序化的过程。
　　2?3件：是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一体，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。为一件，是指实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。
　　3?归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
　　4质量要求
　　4?1归档文件应齐全完整。对于破损的规格不一致的文件应进行修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制（应将被复制件附在复制件后）。
　　4?2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等要符合档案长期保管和保护的要求。
　　5整理方法
　　5?1装订
　　归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后。但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件。重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件；正文在前，附件在后。如果附件较多或者太厚不易装订时，也可各为一件；原件在前，复制件在后。复制件包括复印件以及手工誉写的抄件等，应与原件作为一件；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件，复文在前，来文在后。来文与复文从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函等等；汉文本在前，少数民族文字文本在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。
　　5?1?1装订前应将“件”内的各页按一定的方式对齐，便于利用。一般采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。归档文件一般不要求切边和贴边。
　　5?1?2装订形式与装订材料。对原文件所装订的金属物要拆除，采用封套装、不锈钢书钉（夹）或线装。
　　5?2分类
　　分类是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
　　归档文件统一采用复式分类法中的年度—机构—保管期限分类法、保管期限—年度—机构分类法、保管期限—年度—问题分类法、保管期限—年度分类法。同一全宗应保持分类方法的稳定。
　　5?2?1凡内部机构虽有变化、但不复杂的立档单位、按年度—机构—保管期限分类法：即先将归档文件按年度分类、每个年度下按机构分类，再在组织机构下按保管期限分类。
　　5?2?2凡单位内设机构比较健全，职能分工明确的，按保管期限—年度—机构分类方法：先将归档文件按保管期限分类，在保管期限下按年度分类，再在年度下按机构分类。
　　5?2?3内设机构比较简单或职能交叉不便按机构分类的，采用保管期限—年度—问题分类方法：先将归档文件按保管期限分类，在保管期限下按年度分类，再在年度下按问题分类。按问题分类时采用：上、下级文件不多，可与本级同一事由，同一保管期限的文件归在一起；上、下级文件较多，且需要单独归档整理的，在最下一级类目内可将上、下级文件与本级分开，按上、本下级依次排列。
　　5?2?4单位规模小，年度形成归档文件数量少的，可采用保管期限—年度分类方法：先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下按年度分类。
　　5?3排列
　　归档文件应在分类方案的最后一级类目内，按事由结合时间，重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
　　5?3?1同一事由归档文件排列：应遵循事由原则。同一事由归档文件的排列，按文件形成时间的先后顺序，形成日期在前的文件排列在前面，形成日期在后的文件排列在后面；或按文件的重要程度排列，重要性的、结论性的文件排列在前面，其他文件排列在后面。
　　5?3?2不同事由归档文件排列
　　5?3?2?1按不同事由形成时间的先后顺序排列。事由的形成时间即事由的办结时间。按其办结时间的先后顺序排列。
　　5?3?2?2按事由的重要程度排列：将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。
　　5?3?2?3按事由具有的共同属性分别集中排列：包括按责任者或承办部门分别集中排列；按照不同问题分别集中排列。会议文件、统计报表、简报、内部刊物等在形式上较有一致性和成套性，利用时需要相互参照、查证，应予以集中排列，便于查找利用。
　　5?4编号
　　归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并写相关内容。
　　5?4?1室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标识。采用“保管期限一年度一问题”分类，室编件号应在同一保管期限类同一年度的一个问题内从“1”开始逐件编流水号。即综合类、人事类、宣传类归档文件都从“1”开始编一个流水件号。
　　5?4?2馆编件号
　　馆编件号主要出于馆室衔接的需要。如果档案室阶段整理基础比较好的，价值鉴定也较准确，进馆时档案变动不大，则档案馆可直接以室编件号作为进馆后使用的件号，只在目录相应处注明断号、跳号等情况，无须重编馆编件号。
　　如果进馆前只对某一个或几个类目的档案调整比较大，可以只将这些类目的件号、目录进行调整，其他的不动。重编的件号定为“馆编件号”。
　　5?4?3编件号的必备项目
　　必备项目包括全宗号、年度、保管期限和件号。
　　5?4?3?1全宗号：档案馆给立档单位的代号。新组建的单位或暂未列入档案馆接收计划的单位，可将此空不填写，留待同级档案馆给定全宗号后再行填写。
　　5?4?3?2年度：指归档文件的形成年度。填写此项时，一律采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示。
　　5?4?3?3保管期限：仍按照现行的国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》执行，保管期限为永久、长期、短期3种。
　　5?4?3?4件号：归档文件的排列顺序号。
　　5?4?4编号的选择项目
　　5?4?4?1机构（问题）为选择项目。
　　机构：应按照分类方案，填写作为分类方案类目名的机构名称。机构名称太长，可使用规范的简称。
　　5?4?4?2问题：应按照分类方案直接填写类目名称，归档文件应于上一年度归类相一致。
　　5?4?5归档章的项目与填写方法
　　5?4?5?1归档章的项目：同5?4?3
　　5?4?5?2填写方法：填写归档章项目时，应使用符合档案保护要求的字迹材料，碳素墨水和蓝黑墨水等，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。归档章中有些项目比较固定，如全宗号、保管期限、机构（问题）等，有条件的单位可直接刻在归档章上进行加盖。
　　5?4?6归档章的格式
　　归档章的格式，长45mm，宽16mm，分为均匀的6格。分别填写归档的项目，各项在归档章的位置不得打乱（见图一）。
　　5?4?7盖归档章的位置
　　归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。机关发文有文件签发单的，或收文有文件处理单的，也可放在最前面作为首页，在其上加盖归档章。文件首页确无盖章位置或重要文件必须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸加盖归档章。归档章以不压文件字迹为宜，也不宜与批示文件或收文章等交叉。
　　5?5编目
　　归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
　　5?5?1编目应以“件”为单位进行，在目录中一件也只体现为一条条目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。多机关联合发文的，只对本机关编目，无本机关的只对第一责任者编目。
　　5?5?2归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
　　归档文件可以编制目录索引，置于目录前面，其内容包括：年度、机构（问题）、起止件号、所在页数等项。
　　5?5?2?1件号：在机关档案部门整理归档时编制的目录中，件号是指室编件号，室编件号以求与档案室整理体系相吻合。
　　5?5?2?2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机 关或署名者。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者是一个人或若干人。填写此项时一般应使用全称或通用的简称，不能使用“本局、本处、本公司”等含义不明的简称。
　　5?5?2?3文号：文件的发文字号。填写时照实抄录，代字、年度、顺序号都不能省略。文号栏内不得填写“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写诸如“情况反映”等刊物名称。
　　5?5?2?4题名：文件标题。文件一般只有一个题名（正题名），填写时应照实抄录。有的文件还有副题名或并列题名。在正题名能够反映文件内容时，副题名一般无须抄录。并列题名即以其他语言书写的题名，需要时与正题名一并抄录。有的文件没有题名，或题名含义不清，根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“〔〕”填写在目录中。
　　5?5?2?5日期：文件的形成时间（文件的落款时间）。具体填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，为避免日期项占用的列宽过长，影响其他项目的填写，可将表示月、日的数字回行填写，即填写两行，如（1999
0909）。
　　5?5?2?6页数：页数项填写每一件文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页，空白页不计。大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前的页面数计算页数。来文与复文、正文与定稿等作为一件时，计算页数应将构成该件的各文件页数相加。
　　5?5?2?7备注：注释文件需要说明的情况。
　　5?5?3归档文件目录的格式，按《实施细则》规定的标准执行。目录及封面用纸幅面尺寸统一为国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。归档目录一律打印，一式三套（见图二）。
　　5?5?4归档文件目录应单独装订成册并编制封面。目录编制成册的方式视需要而定，可以每年按不同保管期限装订3本目录，每本目录中用口取纸来区分不同机构（问题），也可以每个机构（问题）装订一本目录，通过在目录表格的右肩上标注保管期限来区分每本目录中的不同保管期限。
　　5?5?5归档文件目录封面的格式：目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项。其中全宗名称栏即立档单位名称填写时应使用全称或规范化简称。封面用纸幅面尺寸统一为国际标准A4型（见图三）。封面用纸应选择质地优良、耐磨损的纸张，以保证其使用寿命。
　　5?6装盒
　　将归档文件按照室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面，盒背及备考表。
　　5?6?1归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒。与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件。档案利用完毕后归位时，将其按顺序号装入相应档案盒中。
　　5?6?2装盒的要求：不同年度的归档文件不应放入同一个档案盒。不同保管期限的归档文件不应放入同一个档案盒。分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一个档案盒。
　　5?6?3装盒注意的问题：装盒应视文件的厚度选择适宜的档案盒，装盒后站立放置时不至于使文件弯曲受损。档案盒只是归档文件的装具，并不要求同一个事由的归档文件必须装在同一档案盒内，按照排列的先后顺序依次装盒，一盒装满后，顺次装入下一盒即可。
　　5?6?4档案盒的格式：档案盒封面应标注全宗名称。档案盒的外形尺寸（长×宽为310mm×220mm），盒脊厚度一般为20mm，30mm，40mm等（见图四）。
　　5?6?4?1档案盒根据摆放方式的不同，分竖式和横式两种（见图五、六）。设置盒脊项目的位置也不同。档案盒横放更有利于档案的保护。盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，还设置了机构（问题）选择项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接。盒号即档案盒排列的顺序号。盒号一般按照档案上架排列后的顺序流水编号。
　　5?6?4?2档案盒的制成材料：档案盒采用无酸纸制作，以避免长期保存时档案盒纸板中的酸性物质影响盒内文件寿命。
　　5?6?5备考表（见图七）。备考表置于盒内所有归档文件之后，项目包括盒内文件情况说明、起止件号、整理人、检查人和日期。
　　5?6?5?1盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
　　5?6?5?2整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名。
　　5?6?5?3检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
　　5?6?5?4日期：填写归档文件整理完毕的日期。
　　5?7文档一体化管理，由计算机将文件和档案管理紧密地联系起来，通过计算机按照文件的互相关系，将文件归档及档案管理、利用各环节，提出共性加工和辅助立卷归档要求。使纸质文件与电子文件相互对应，做到计算机能够检索档案目录或全文。
　　计算机辅助进行归档文件整理工作的前提，是计算机能够处理机关全部归档文件的自身数据。无论是在收集齐全完整的基础上进行整理，还是在手工整理后全部录入，都要求计算机实现对全部归档文件数据的管理。向档案馆移交档案时，要同时移交一套归档文件数据软盘或光盘目录。
　　6本实施细则由盘锦市档案局负责解释。

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