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盘锦市民政局系统档案管理办法

浏览次数： 发布时间：2007-07-09

　　为保证盘锦市民政局系统档案的规范化管理,大力开发档案信息资源,更好的为盘锦市的各项建设服务,特制定本办法. 

　　第一章  总  则

　　第一条  为加强市民政系统档案工作管理，有效地保管和利用档案，为民政各项工作提供服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家档案局有关档案工作的规定，制定本办法。

　　第二条  民政档案是指民政行政主管部门及其所属的企事业单位（以下简称民政部门），在各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子等各种门类和载体形式的历史记录，是做好民政各项工作的重要依据和必要条件。

　　第三条  民政档案工作必须遵循统一领导，分级管理的原则，确保档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。

　　第四条  民政档案工作在国家档案行政管理部门统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导下进行。各级民政部门的档案工作接受上级主管部门和同级档案行政管理部门的监督、检查和指导。

　　第五条  各级民政部门要加强对档案工作的领导，要把档案工作纳入本部门工作和发展计划，并在档案机构设置、人员配备、费用开支和库房建设、设备、技术运用等方面给予保证，保障档案工作依法按章开展。

　　第六条  加强档案管理的信息化建设，增强档案数字化处理手段和能力，逐步建立市民政系统档案管理信息网络，实现局系统档案信息资源共享和整体利用。

　　第七条  各级民政部门应根据工作需要建立健全档案管理机构。设立综合档案室，配备具有大专以上文化水平和有一定专业知识的专（兼）职档案工作人员。

　　第二章  档案管理机构及其职责 

　　第八条  档案管理机构的主要职责：

　　（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规；

　　（二）制定本部门档案工作发展规划、规章制度和标准规范，并组织实施；

　　（三）组织本机关各职能部门做好应归档文件材料的形成积累、收集整理、鉴定、移交、保管和统计工作，并对各类档案实行集中统一管理；

　　（四）利用档案信息资源开展档案的编研和提供利用工作，编制各种检索工具；

　　（五）对本地区及所属单位的档案工作进行业务指导、监督和检查，组织档案工作经验交流和档案员业务培训活动；

　　（六）研究和运用档案管理现代化技术手段，推进档案工作电子化、信息化建设，提高档案管理现代化整体水平；

　　（七）参加本部门及所属单位重要的科技成果鉴定和基本项目、技术改造项目竣工档案的验收工作。

　　第九条  档案工作人员

　　（一）档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策和法规、热爱档案事业、刻苦钻研业务、努力提高科学文化水平和档案管理业务工作水平；

　　（二）档案工作人员应当忠于职守、遵守纪律，具备文书管理及档案专业知识，掌握档案工作有关的现代化技术知识，能够胜任档案工作；

　　（三）档案工作人员（包括以作档案工作为主的兼职人员）均属档案专业技术人员，其业务能力的考核，职称或职务的评定和晋级，按照国家有关规定执行，并享有与其他专业技术人员同等的待遇；

　　（四）各单位要有计划地组织在职档案人员的专业技能学习，提高业务水平，并保持档案工作人员的相对稳定。

　　第三章  文件材料的形成与归档

　　第十条  文件材料的收集、整理与归档要按照文件形成规律和归档范围，确保完整、准确和及时。各立档单位要有领导负责、专人管理文件材料的收集、整理与归档工作。要将此项工作纳入本部门的管理程序、职责范围和有关人员的岗位责任制之中，保证每年度归档工作能够正常进行。

　　第十一条    各级民政部门应当实行文件材料形成部门立卷归档制度。各立档单位在职能工作活动中形成的具有查考利用价值、办理完毕的各种载体形式的文件材料，都必须按照档案管理规定进行系统分类整理、立卷归档，按规定移交单位档案室集中管理。任何部门和个人不得拒绝归档、据为己有或者擅自销毁应归档的文件材料与物件。

　　第十二条    归档时间

　　（一）  文书档案在形成的次年6月底前归档；

　　（二）  基建档案在基建项目竣工验收合格后归档；

　　（三）  设备仪器档案在设备开箱验收后一周内归档；

　　（四）  会计档案在会计年度终了后，延期一年归档；

　　（五）  声像档案在洗印、录制完毕后归档；

　　（六）  实物档案每年随文书档案一同归档。

　　第四章  档案的管理 

　　第十三条    各单位档案室对接收的各类档案，应按照规范标准进行认真审核、严格把关，进行科学系统地分类、编目，加工整理，保证归档文件材料的齐全完整和案卷质量。

　　第十四条    各单位应采用先进管理手段加强档案的管理。在采用计算机管理档案时，应执行市档案行政管理部门统一的技术标准，使用统一的应用软件，不断提高档案的现代化管理水平和服务质量。

　　第十五条  保管各门类档案要有专用档案室和柜架。档案室要有一定年限的余量，并配有防盗、防火、防蛀等必要设施，应根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理。

　　第十六条  档案室要做好档案统计工作，准确填写和上报档案基本情况统计年报。

　　第十七条  各级新设或临时机构应在开展业务的同时建立相应的档案，健全档案的管理制度，指定专人规范管理各类档案。

　　第十八条  各单位档案室及其专兼职工作人员应定期对本单位档案保管状况进行全面检查，对破损和变质的档案应及时进行修补与复制，以确保档案的完整与安全。如发生人为因素或不可抗拒因素造成的档案损失事故，应及时采取补救和抢救措施，并及时向上级报告。

　　第十九条  局系统不定期组织各单位档案的检查评比工作，不断促进全系统档案管理工作水平的提高。 

　　第五章  档案的查考利用 

　　第二十条  各单位要重视档案信息资源的开发利用工作，提高服务水平。根据查考利用需求编制必要的检索工具，建立科学的检索体系，尽可能利用现代化科技手段，开发多种查考利用形式，提供较好的查考利用环境，为全局各项工作提供优质服务。

　　第二十一条  各单位档案提供查考利用工作遵循的基本原则是及时、准确、全面、有效地为全局提供所需的档案信息资料。

　　第二十二条  各单位档案室要按照立足室藏、存真求实、编以实用的原则开展档案编研工作，以独立、联合或协助的方式为各项业务工作编写和提供真实、准确、系统、精炼的档案信息资料。

　　第二十三条  各单位要建立严密的档案借阅管理制度。办理档案借阅时，应按照档案保密和借阅管理制度，严格掌握借阅范围和履行借阅手续，保证档案的完整和完全。

　　第二十四条  各单位保存的各门类档案主要供本局内部使用，外单位利用时，需持借阅单位介绍信，并经领导批准后方可借阅利用。

　　第二十五条  因利用档案解决重大问题并产生较大经济效益和社会效益的，应填写档案利用效果登记表。

　　第二十六条  各单位档案室要积极运用先进技术手段，提高档案管理现代化水平。

　　第六章  档案的移交、鉴定和销毁

　　第二十七条  按照统一领导、分级管理的原则，各单位移交、销毁档案应逐级上报审批，并健全档案移交、销毁手续和制度。

　　第二十八条  被撤销或合并的单位，要对各门类档案进行认真整理、妥善保管，并按下列办法进行移交。

　　（一）被撤销单位，其档案应向上级主管单位移交。如业务划归几个单位，其档案材料不得分散，可由主要接收单位代管。

　　（二）一个单位并入另一个单位，或几个单位合并为一个新单位，其档案也应一并移交结合并后的单位代管。

　　（三）一个单位内一部分业务或一个部门划归其他单位，其档案材料留在原单位不得带走，需要时可以借阅或复制。

　　（四）被撤销或合并的单位，其没有处理完毕的文件材料，同其档案一样，移交给有关的单位处理并归档。

　　（五）临时机构的档案由挂靠部门管理，机构撤销后，其档案由挂靠部门负责整理立卷，并按规定向档案部门移交。

　　第二十九条  局机关工作人员和档案管理人员调动工作时，必须在办理完文件材料及档案移交手续后方能离开岗位。

　　第三十条  对超过保管期限的档案，应由档案室和有关业务部门共同组成的鉴定小组对其保存价值进行鉴定。经过鉴定，由鉴定小组提出鉴定意见，报本单位主管领导审核并报请同级档案行政管理部门批准。经批准，对于仍具有保持价值的档案，由档案室整理加工后进行播卷补卷处理；对于失去继续保存价值拟销毁的档案，由档案室登记造册，送指定地点销毁。

　　销毁档案时，应指定两个负责监销，以防档案遗失和泄密。审批人、制表人和监销人均应在销毁清册上签字 

　　第七章  奖励与处罚 

　　第三十一条  民政系统各类档案受《中华人民共和国档案法》的保护。局系统各单位及其职工都有保护档案完整与安全的义务，任何个人不得侵占、转让、损毁。

　　第三十二条  根据《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定，结合局系统实际情况，对有下列情形之一，由各单位给予表彰和奖励。

　　（一）对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；

　　（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；

　　（三）对档案管理技术方法和理论积极研究探索，并做出重要贡献的；

　　（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案馆（室）；

　　（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。

　　第三十三条  根据《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定，对有下列行为之一且情节严重的，对主管人员或其他直接责任人员给予处理，造成巨大损失，情节严重的，移交司法机关处理：

　　（一）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料、物件据为己有拒绝交档案部门归档的；

　　（二）拒不按照本办法移交档案的；

　　（三）违反国家及局系统有关规定，涂改、伪造档案和造成档案丢失、损毁的；

　　（四）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

　　（五）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。 

　　第八章  附  则

　　第三十四条  本办法由盘锦市民政局、盘锦市档案局负责解释。

　　附：盘锦市民政局（系统）档案归档范围、分类方案及保管期限表

 

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