第一章 总 则
第一条 为了加强人大常委会机关档案工作，实现档案管理的规范化、制度化、科学化，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》和国家、省、市档案工作的有关规定，结合机关工作的实际情况，制订本办法。
第二条 人大常委会机关档案是我市人大及其常委会履行宪法和法律赋予的职责，在各种会议、活动和机关日常工作中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、计算机盘片等不同形式的历史记录，是国家档案的重要组成部分。
第三条 人大常委会机关档案由办公室集中统一管理，建立机关档案室并设专职人员负责档案的管理工作，确保档案的完整与安全。档案管理的主要职责是：负责管理人大常委会机关的档案；为档案利用提供服务；做好档案的统计、保密和安全保护工作；定期向市档案馆移交永久、长期保存的档案；对机关各部门的整理归档工作进行监督、检查和业务指导。
第二章 档案保管期限和归档范围
第四条 人大常委会机关档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为16年至50年左右，短期为15年以下。
（一） 反映我市人大及其常委会主要职能活动和基本历史面貌，对人大机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，保管期限列为永久。
（二） 在较长时间内对机关工作有查考利用价值的档案，保管期限列为长期;
（三） 在一定时间内对机关工作有参考利用价值的档案，保管期限列为短期。
第五条 凡是记录和反映我市人大及其常委会、各专门委员会和常委会办事机构、工作机构工作和活动，具有保存、查考和利用价值的各种文字、图表、声像、计算机盘片等文件材料，均列入归档范围。
（一）上级机关的文件材料
1、全国和省人大及其常委会、专门委员会颁发的文件及会议的主要文件材料；
2、省人大常委会对我市人大常委会工作请示、报告的批复，复函等；
3、全国和省人大代表及全国和省人大常委会组成人员、专门委员会成员在我市的视察、检查或调查研究工作时的活动方案、重要指示、讲话、题词和声像等资料；
4、全国和省人大常委会的重要刊物(全国人大工作通讯、法制工作简报、省人大常委会会刊、辽宁人大)、资料等。
（二）本机关的文件材料
1、代表大会会议、常委会会议、党组会议、主任会议、主任办公会议和各专门委员会会议的文件、材料、记录、纪要以及声像等资料；
2、以常委会名义组织召开的重要工作会议和组织进行的重要活动的资料；
3、以常委会、党组或办公室名义形成的各种文件的签发稿、正式稿；
4、代表大会和常委会会议制定或通过的各项地方性法规、规范性文件及机关的各项工作制度和规范等；
5、各专门委员会和常委会办事机构、工作机构在工作、活动中形成的工作计划、工作总结、初审意见和调查、检查、视察报告及制度规范等；
6、机关党委、工会组织在工作、活动中形成的重要文件材料；
7、常委会领导重要公务活动或赴外地参加会议、考察工作形成的讲话稿、经验性材料、考察报告和声像等资料；
8、重要的信访材料、领导批示和有关部门处理信访形成的记录、摘要、调查处理意见等；
9、机关与有关部门和单位签订的各类合同、协议书等文字材料；
10、机关编印的各类刊物资料的原稿和样本（志书、文件汇编、会刊、大事记、简报等）；
11、机关固定资产档案（财产清单、物资凭证）、基建档案（合同、图纸）、财会档案（财会凭证、账簿、报表）等资料；
12、机关的历史沿革、组织人事档案，包括人员编制、机构变动、干部和工人的调转聘用手续、工资关系以及人大代表登记表、名册等材料。
（三）同级机关和有关机关的文件材料
1、市委及有关部门与机关的重要来往文件、批复等；
2、市政府及有关委、办、局与机关的重要来往文件、报告等；
3、市政协与机关联系、协商工作的重要来往文件等；
4、市中级人民法院、市人民检察院报送的有关文件、重要参阅材料等；
5、各县（市）、区人大常委会报送的有关文件、请示、报告等。
（四）对外交往的文件材料
1、以常委会名义组团出访的请示、报告等；
2、外国地方议会来访接待计划、会见讲话稿等；
3、缔结友好城市的有关材料；
4、其它具有存档价值的材料。
第三章 档案的整理
第六条 机关各部门在各项工作、活动中形成的具有保存价值且属归档范围的文件材料，由其文书或内勤人员按照归档范围和要求，负责积累、整理和筛选，并整理归档。
第七条 文件材料整理归档须符合以下基本要求：
（一）、机关各部门对当年形成的属归档范围的文件材料要随时整理随时归档，并按照《归档登记》的要求，进行认真登记，经部门负责人审定后向机关档案室移交，不得积压；
（二）、归档的文件材料必须能准确地反映工作的真实内容和历史过程；
（三）、归档的文件材料必须规范、齐全、完整、层次分明，符合其形成规律。
（四）、归档的文件材料必须一式二份。其中纸质文件必须符合档案保管的要求，纸张规格除特殊要求以外，一般应使用A4型纸。打印或誊写的文件字迹要规范、清晰，禁止用圆珠笔、铅笔起草和改批。
第四章 归档时间和档案的接收
第八条 常委会机关档案每年定期集中归档。机关各部门须将归档文件材料及归档登记目录一并在次年的1月31日前整理完成，由部门负责人审定后，向机关档案室移交。外出学习考察和参加各种会议的文件材料，由有关部门在活动结束后一个月内完成整理并移交档案室。
第九条 机关档案室工作人员应按规定期限接收归档档案，并做好接收的登记工作。如发现有不符合立卷要求的案卷，应退回有关部门重新整理、立卷；验收合格后，办理相关的交接手续。对逾期未移交档案的部门应进行催办。
第五章 档案的保管
第十条 档案的保管工作要规范。对纸制材料档案、声像材料档案等不同载体类型的档案，应分别予以保管。
第十一条 档案管理要严格执行有关保密工作的规定，强化保密意识，做好档案的保密工作。
第十二条 档案管理工作人员要忠于职守，认真负责。要定期对档案保管状况进行检查，如发现有损坏和字迹不清的，要认真修补复制；发现有老化、退色、霉变、生虫的，要及时采取措施，确保档案的安全与完整，延长档案寿命。
第十三条 档案库房建设要科学合理，应根据需要安装防盗、通风装置，配备防火、防潮、防尘、防虫、防鼠等档案保护必要的设备。
第十四条 档案库房要保持整洁，禁止烟火，作为机密重地，非经许可无关人员不得入内。
第六章 档案的利用
第十五条 档案管理工作人员应编制机关各种档案检索目录、索引，以便及时、准确地提供查阅利用档案的服务，并认真做好提供利用登记和利用效果反馈登记的工作。
第十六条 市级机关和有关部门、本机关领导和部门因工作需要，均可查阅利用档案。查阅档案时，需要说明档案利用目的，经有关负责人批准后，严格履行查阅登记手续。查阅一般性或秘密级档案须经秘书处负责人同意，查阅机密级以上档案须经办公室主管领导批准。机关以外人员查阅档案，须持其单位介绍信，经办公室主管领导批准后方可进行查阅。
第十七条 查阅档案一律在档案室内进行，不得对档案有乱画、涂改、抽拆、污染和损坏等行为，不得私自拍照、复印和摘抄档案内容。如需要抄录、复印或借阅档案，须经办公室主管领导批准后办理相关手续，并由档案管理工作人员按有关保密制度的规定具体落实，严禁其他人员复印档案材料。
第十八条 借阅档案要严格控制期限，档案材料要装袋保护，避免损坏。借阅人要对档案进行严格保管，不得让无关人员翻阅或将档案丢失、转借他人。档案管理工作人员要对借阅档案进行定期检查，对到期未还的档案要及时催还。
第七章 档案的统计、鉴定和移交
第十九条 档案管理工作人员应定期编制机关档案工作情况统计表（包括立档部门、档案数量、种类、保管期限、提供利用情况、移交情况和鉴定销毁情况等），并按要求及时报送档案行政管理部门。
第二十条 根据档案保管期限的规定，办公室应对机关档案定期进行鉴定。鉴定工作由办公室主管领导亲自主持，与有关业务部门共同组成鉴定小组，对已到期的档案进行鉴定，提出保存、移交或销毁的具体意见。需要向档案馆移交的档案，要严格按照其接收标准移交。需要销毁的档案，要严格按照有关规定进行。销毁档案时，现场必须有两名监销人。销毁工作结束后，经办人、监销人须在销毁清理册上签字、盖章并存档。
第八章 附 则
第二十一条 本细则自通过之日起施行。
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